jueves, 27 de noviembre de 2008

EL ARQUEO DE CAJA




ARQUEO DE CAJA

CONCEPTO: Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y l a verificación del saldo de los caudales de Caja.
Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una operación por medio de la cual se comprueba si el saldo que arroja el libro, es conforme o no.

EJEMPLO

TEMA: PREPARAR EL ARQUEO DE CAJA CON LAS SIGUIENTES CANTIDADES PARA EL MES DE ABRIL


1.- Saldo del mes de Marzo 300, 000.00
2.- Ingreso durante el mes de Abril 1, 815, 000.00
3.- Gastos del mismo mes fueron 1, 545, 000.00
4.- La composición del saldo es de la siguiente manera:

A) En billetes 400, 000.00
b) En monedas divisionarias 160, 000.00
c) En documentos valorado 10, 000.00
570,000.00

El movimiento del efectivo en el banco esta conformado como sigue:

1.- Saldo en Cta. Ctes. Del mes de Marzo 600, 000.00
2.- Depósitos en Cta. Cte. En el mes de Abril por 1, 840, 000.00
3.- Retiro de Cta., Cte. En el mismo mes 1, 740, 000.00

4.- La composición del dinero depositado en Cta. Cte es como sigue:

a) Depósitos en billetes cirlares 450, 000.00
b) En moneda divisionarias 10, 000.00
c) En cheques girados a favor 240, 000.00
700, 000.00
Cuya composición es como sigue:

Ch/Nº 004110 Bco. Popular J. Arce 100, 000.00
Ch/ Nº 221640 Bco. Crédito M. Alva 90, 000.00
Ch/ n° 502114 Bco. Lima L. Pérez 50, 000.00

Con estos datos preparamos el Arqueo de Caja, incluyendo el dinero depositado en el Banco Cta. Cte.



DESARROLLO DEL EJEMPLO

ARQUEO DE CAJA

Efectuado el día……. De Abril de 200…

MOVIMIENTO DEL EFECTIVO

Saldo anterior…………………………………………….
INGRESO DEL MES DE ABRIL
SUMA TOTAL
Menos: EGREOSO DEL MES DE ABRIL……………..
SALDO DEL MES …………………………….

COMPOSICION DEL EFECTIVO (SALDO)

En Billetes……………………………………………….
En monedas divisionarias……………………………….
En documentos valorados………………………………..
TOTAL DEL EFECTIVO (SALDO) LIBRO

MOVIMIENTO EN EL BANCO CTAS. CTES.

Saldo del mes anterior en cta. Cte…………………….
DEPOSITO EFECTUADOS EN EL MES DE ABRIL

TOTAL……………………………………….
Menos: RETIROS DURANTE EL MES……………...

SALDO EN CTA CTE (LIBRO) al finalizar el mes de Abril

COMPOSICION DEL DINERO EN CUENTA CORRIENTE (SALDO)

Deposito en Billetes circulares………………………..
En monedas divisionarias (feble)……………………..

TOTAL EFECTIVO………………………………..

DETALLE DE CHEQUES

N° CH. Banco Cliente Cantidad

004110 POPULAR Juan Arce 100, 000.00
221640 CREDITO Manuel Alva 90, 000.00
502114 Lima Luís Pérez 50, 000.00

________________ _____________ _____________
Cajero Administrador V° B°


300,000.00
1, 815, 000.00
2, 115, 000.00
1, 545, 000.00
570, 000.00


400, 000.00
160, 000.00
10, 000.00
570, 000.00


600, 000.00
1, 840, 000.00

2, 440, 000.00
1, 740, 000.00

700, 000.00

450, 000.00
10, 000.00

460, 000.00


240, 000.00

700, 000.00

Hablando más del Arqueo de Caja
ARQUEO DE CAJA
Este es el ultimo aspecto de esta Auditoria de caja dentro de la clasificación técnico – comprobatoria de las Auditorias, se refiere al plan de trabajo del arqueo o tanteo del saldo de Caja. Es fácil suponer que el análisis del saldo de caja se practicara con el objeto de comprobar por medio del arqueo respectivo, la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que l amparan, y no bastara confirmarse en el saldo que se indique en el libro de Caja General, para dejar establecido que dicho saldo ha de servir de punto de partida para verificar el Arqueo que constituye el examen especifico de los distinto valores que componen el saldo, sino revisar la ultima documentación ( a partir del arqueo anterior) que corresponde a los ingresos y a lo egresos de caja, aprovechando para observar en esta revisión si los gastos y abonos corresponden efectivamente a las cuentas que aparecen indicadas en el Libro de Caja, sea este libro (Debe y Haber), o sea el de Caja Tabular o de Columnas.
El plan de arqueo estático, o sorpresivo deberá sujetarse a los siguientes puntos:

1. Revisada la documentación, se procederá a la inspección general de las sumas parciales, totales y traslados de sumas a efecto de poder establecer o mejor dicho comprobar, que el saldo numéricamente indicado esta conforme. Esta revisión de sumas obedece, a que el Cajero, simulando un error involuntario dejo de llevar a la columna de totales ciertas sumas parciales, con lo cual se disminuyo el total debe de la Caja, y apropiándose de dicha diferencia.
2. Una vez revisadas las sumas tanto del Debe como del Haber y cuadradas las respectivas sumas de las columnas (si el libro de caja, es tabular), lo que demostraba la conformidad del saldo de Caja en cuanto a sus guarismos, se procederá a practicar el arqueo. que consistes en el detalle de todos los valores con que la Caja ampara su saldo. Los arqueos de Caja los recibe el Auditor a veces con la indicación de la fecha en que han de practicarse, y toman el nombre de “ARQUEOS ESTATICOS”, ose una fecha dada, y otras veces en forma sorpresiva, y ,
3. El arqueo se especifica en las siguientes forma:

· El efectivo que comprenden billetes de diferentes tipos y metálicos (moneda nacional)
· La moneda extranjera que comprende las distintas divisas calculadas al tipo de cambio del día, o sea lo que se ha pagado por ella, a su equivalencia en moneda nacional.
· Los cheques bancarios que comprenden todos los cheques recibidos por la caja a cargo de diferentes instituciones bancarias, clasificación por los bancos respectivos, por la serie y numero del cheque, y teniendo cuidado de observar la fecha de los cheques y su cantidad en letras
y números.

Los tres incisos indicados (a, b y c), vienen a constituir el capitulo principal del Disponible.
Si la Caja Principal o General han hecho algunas habilidades de fondos, a otras auxiliares de la misma empresa, y que reciben a veces la denominación de Caja – Chica, o Fondo Fijo, se colocara un cuarto inciso que formara también parte del Disponible, de cuya habilitación deben dar cuenta los encargados de dichas Cajas Auxiliares, y a las que también se tomaran arqueos;

· Como es probable que el tomarse el arqueo aparezcan algunos cheques retenidos de terceros, y que carecen de fondos, será necesario que el Auditor indague por que no se han tomado las providencias del caso, para que dichos cheques sean cubiertos por los girados, pues el que gira un cheque sin tener fondos, comete el delito de estafa.

Además, hay que tener mucho cuidado, que algunos de estos cheques este cubriendo una apropiación ilícita de fondos por parte del cajero, para conformar y compensar el saldo de Caja; y por lo cual es necesario que el Auditor efectué una prolija investigación contable respecto al origen de dichos cheques.

· Puede presentarse también el caso que al tomarse el arqueo, se encuentren algunos vales, generalmente del personal; es necesario entonces, colocar un capitulo titulado “vale”
.
La verificación de estos vales, hará tomando en cuenta las disposiciones de organización interna en materia de control de caja, que tenga establecido la empresa por medio de un Manual de Caja, que el Cajero debe observar y cumplir. En este caso, se observara si el cajero ha cumplido con todo los requisitos indicados para el otorgamiento de dichos vales.

En algunos arqueos, se ha encontrado que amparando el saldo de Caja, estaban retenidos en Caja, documentos que correspondían a defraudaciones de ex cajeros que prometieron pagar el hecho delictuoso en armadas mensuales, lo que cumplían unos, pero no otros. Estos documentos que en todo caso debieron contabilizarse en cuentas de responsabilidad, aparecían como disponibilidades.
Tratándose de instituciones que tienen agencias y sucursales, es necesario en un arqueo, revisar los estados diarios de las disponibilidades de las Cajas de las Agencias, que constituyen una parte de los fondos de efectivo a favor de la Caja General de la Principal; pues no vaya a suceder que se hayan alterado los saldos de dichos estados diarios, de Caja de las Agencias agregando burdamente un digito a la cifra total del saldo;

· También es probable que al tomar el arqueo, se encuentren una serie de comprobantes por concepto de pagos que la Caja ha hecho, y que no han pasado todavía a contabilidad. Esto dará motivo a un nuevo capitulo de “Pagos Efectuado”, los cuales tendrán que verificarse observando los diferentes comprobantes cuyos pagos se han hecho en efectivo y.

· Cuando el Cajero maneje también las especies valoradas (timbres, sellos de correo, papel sellado, póliza etc.), se tomara arqueo de estas especies bajo el capitulo de “Especies Valoradas o Simplemte Timbres y Varios.

· Si no existe ningún otro capitulo mas que agregar, se cerrará el arqueo, sumándose los respectivos capítulos, y cuya suma total tendrá que ser igual al saldo que aparezca en el Libro de Caja General y en el Balance de Saldos (si se hubiese realizado en la misma fecha del arqueo)...

Frente a la suma total del arqueo, se colocara “Arqueo Comprobado
Y Conforme”.
Este arqueo lo firmara el cajero en el día y hora en que se haya practicado y lo refrendara el Auditor que lo haya verificado.

Por lo general, el arqueo debe tomarse en varios ejemplares si es que no existe un Registro especial de Arqueos de Caja (cuyo libro aun no siendo obligatorio por previsión deberá legalizarse). Y aun existiendo dicho registro, siempre es necesario formular varios ejemplares, pues a veces necesitan copias de este arqueo, el Gerente, el Directorio.,el Director de Turno y copias para el archivo de Caja y para la Contabilidad.

Si al tomarse el arqueo existen alguna situaciones anormales, entonces se colocara “ Arqueo No Conforme”, pues la disconformidad se hará constar por medio de una nota al termino de la suma total del arqueo y antes de su fecha y hora, o por medio de un informe confidencial por separado..

Los arqueos de Caja deben acompañarse de un ligero informe especialmente, si existen repararos que hacer, y también en el mencionado informe el auditor podrá hacer las sugerencias que estime conveniente para la mejor organización, control y funcionamiento tanto de la Caja Principal y de la Caja Chica, como de las demás Cajas auxiliares.

Antes de pasar al análisis- comprobatorio de las cuentas bancarias, como disponibilidades de la empresa, he considerado interesante transcribir de la obra “Los Fraudes en Contabilidad” del autor Dr. Ernest G. Jenny, unos ejemplares de irregularidades en las operaciones de Caja.

1er. Ejemplo: “Un cajero omitía la Contabilización de efectos recibidos en pagos de ciertos clientes, efectos que, después endosaba a la orden de ciertos suministradores simulando una salida de efectivo de Caja, pero apropiándose del importe. De esta manera se cometía una verdadera malversación, pero nada podría saberse por Caja para evitar ser descubierto, abonaba el importe de los efectos en las cuentas de los clientes, de los cuales procedían, y para compensar las partidas que resultaban en falta en el Debe al formular el Balance, falseaba las sumas en el libro de Ventas.

El Fraude, se traspasaba así de la cuenta de Caja a la Cuenta de Mercaderías, donde difícilmente podia ser descubierto y quedando allí taponado al parecer.

2° Ejemplo: “Un Cajero sustrajo en varias ocasiones cantidades que le habían sido confiadas para que las ingresará en el Banco, para disimular sus delitos, se valía de recibos de años anterior de los mismos importes
Con lo que solamente tenia necesidad de modificar la fecha sin recurrir a raspaduras. Con este proceder las malversaciones pasaban inadvertidas de momento, a pesar de las frecuentes y repentinas revisiones.

Claro esta que el defraudador se abstenla de debitar al Banco las cifras por el sustraídas, ya que de lo contrario, las irregularidad se habrían descubierto pronto. Para que el Balance concordara, debito en dos casos, distintas cuentas de Gastos Generales. En otros casos, obtenía el contra-asiento mediante errores de suma ewn “Gastos Generales y Mercaderías”, teniendo cuidado que las sumas totales de estos errores de adición concordaran con el importe de sus malversaciones.

Este caso representa una analogía con esos pretendidos errores de suma, los falsos traspasos de una página a otra indebida y así mismo la inversión pura y simple del Debe y el Haber. Naturalmente, estas irregularidades no puede durar mucho tiempo y tienen por objeto exclusivo detener el control durante cierto tiempo, aun cuando a veces han sido hechos con tanta destreza, que han transcurrido un plazo largo antes de poder descubrirse al autor del delito”

Un sistema muy clásico para disimular los asientos de Caja, cuando existen malversaciones, consiste en servirse de las distintas cuentas de gastos generales en unión de las cuentas corrientes. Es por lo tanto, aconsejable, tan pronto exista la menor sospecha, examinar los asientos de esta naturaleza, ya que, en todos los casos en que los ingresos de Fondos están destinados a ser volatilizados sin que la inscripción, correspondiente pueda evitarse en el crédito de la cuenta individual por temor a su descubrimiento, el debito en una cuenta de gastos constituye una escapatoria tanto mas favorable en cuanto que frecuentemente ( a causa de la relación comercial con el cliente interesado), los debitos de esta naturaleza no acostumbran semejar falsos sin mas ni mas, (además de la cuenta de Gastos Generales, entran en juego, sobre todo, las cuentas “ Comisiones, Rebajas , Descuentos , Intereses, etc.)”

3er Ejemplo: “La cajera de una fabrica logro burlar la confianza de su jefe, durante largo tiempo, valiéndose de comprobantes de Caja de apariencia totalmente inofensiva: los recibos del gas y de la electricidad por lo general estos documentos llegaban impresos la mayor parte de los datos, especialmente la fecha para disponer de nuevos comprobantes de Caja, le bastaba desarchivar los recibos del propio mes, pero anteriores en uno o mas años y falsificar con una pluma fina y con el rapado mas ligero la ultima cifra del año. Estos manejos eran facilitados por la confianza del dueño otorgado sin reservas después de muchos años de colaboración, e independientemente de ello, por la costumbre regular de revisar la Caja tres o cuatro veces al mes, de manera que resultaba fácil hacer pasar dos veces los recibos,( el verdadero y el falso). Finalmente, la contabilización de todos estos gastos en una cuenta global de “Gastos generales” facilitaba el disimulo del fraude.
De haber existido una subdivisión de cuentas con una especialidad para”Gas y Electricidad”, el contable se hubiera fijado pronto en la repetición de los recibos o por lo menos, se habría extrañado de lo elevado del consumo mensual. La numeración de los comprobantes de caja se hacia con lápiz azul, comenzando cada mes con el numero 1, en lugar de seguir correlativamente la numeración durante todo el año. De este modo, resultaba muy fácil intercalar posteriormente un documento provisto ya de su numeración”.


Estos ejemplos vienen a confirmar, el porque en el Plan de Trabajo, de la Auditoria Técnica – Comprobatoria se incluye, la revisión del proceso documentario, y del proceso numérico.


Análisis Comprobatorio de las Cuentas Bancarias.- Las cuentas bancarias son en realidad una extensión de las operaciones de Caja, y es por ello que su examen debe verificarse en forma casi simultánea.

Sabemos que las cuentas bancarias pueden ser llevadas en la contabilidad en dos distintas formas: abriendo una sola cuenta titulada bancos, como cuenta en el Mayor General y con registros en tarjetas o fichas para cada institución bancaria; y abriendo como cuentas de mayor a cada institución “banco Tall”, y siempre con el servicio de los registros o fichas respectivas.

En el caso de la primera forma, la cuenta “Bancos “, no significa nada en cuanto a su saldo deudor o acreedor, desde el momento que en el movimiento general de las operaciones, algunos bancos pueden presentar saldos a favor y otros, saldo en contra.


En cualquiera de las dos formas que se lleve el movimiento bancario, los elementos de trabajo serán:

1. Los registros o fichas llevados para cada banco ; y
2. Los extractos de cuentas que los Bancos remiten a sus clientes mensualmente.


Si la autoría se lleva a efecto cuando aun el Banco no ha enviado los respectivos extractos, entonces el servicio de Auditoria podrá solicitar a las instituciones bancarias un estado anticipado de lo extractos de cuentas, o enviar un formulario previamente confeccionado al efecto para que el Banco, por intermedio de la sección de cuentas corrientes se sirva anotar los datos solicitados. Este formulario podría contener lo siguiente:


a) El saldo de la cuenta a determinar fecha:
b) El movimiento de cargos y abonos; y
c) El estado del saldo a la fecha que solicita.

Con los elementos antes citados o con el estado que se indica, se procederá al análisis comprobatoria del saldo de las cuentas bancarias.
Puede ocurrir que en el momento de la verificación se encuentren diferentes entre las anotaciones contabilizadas por la empresa y las de los bancos en los respectivo extractos por causas del giro de cheques que aun no han sido pagados por el Banco o porque el banco abono sumas por descuentos de letras, pagarés, o de cobranzas, y cuyas notas de abonos no fueron recibidas por la empresa sino algunos días después de la comprobación que se verifica , y otra veces las diferencias de saldos son debidos a ciertas notas de cargo que el banco hizo en la cuenta corriente de la empresa por diferentes conceptos y cuyas notas no fueron recibidas dentro de la fecha en se comprueba el saldo. Todo esto daría motivo a efectuar la reconciliación del saldo que puede hacerse en la siguiente forma:


1.- Saldo a nuestro favor.- según

Extracto del banco TAL…. S/. 100, 000.00

2.- Se agregan: Cheque Nº a cargo del
Banco X no acredita todavía 10, 000.00
Entrega día total, no acreditada aun 20, 000.00

Total 130, 000.00

3.- Se deduce: Cheque Nº.
No presentado aun 20, 000.00

Saldo igual al mayor y registro S/. 110, 000.00


Como seguramente esta reconciliación ya la tiene preparada el Contador de la empresa es muy conveniente analizar a fondo el contenido del estado que antecede, por cuando puede notar algunas irregularidad. En efecto: se ha dado el caso en que las partidas pendientes por acreditar por el banco, indicadas en la reconciliación, eran simples partidas exprofesamente destinadas a disimular una retirada de fondos arbitraria o particular, recurriéndose al truco de figurar o cursar un cheque sobre la plaza destinta, o un ingreso imaginario a fin de que en el momento del examen de las cuentas bancarias por el Auditor, no pudiera evidenciarse la irregularidad cometida.

Por lo tanto, el Auditor se asegurara que las partidas pendientes de acreditar por parte del Banco respondan a ingresos cuya factura o documento original posea la empresa, o bien operaciones de compra – venta claramente determinadas.

En cuento a los cheques pendientes de pago, se analizara también las posibles causas de la demora: demora que no habrá de merecer ninguna observación si la fecha de emisión de los cheques no es superior a cuatro o cinco días y respondan a operaciones debidamente comprobadas. Por el contrato, si la fecha de la emisión fuese superior la plazo indicado, a fin de adquirir los datos motivo de trabajo.


No siempre las cuentas bancarias acusan saldos a favor de la empresa sino también saldo en contra. Este ultimo caso motivaría el siguiente de conciliación:


1.- Saldo a nuestro cargo S/. 50, 000.00
En el banco Tal

2.- Se agregan:
Cheque no presentado 10, 000.00

60, 000.0

3.- Se deduce:
Cheque a cargo del banco 5, 000.00
N no acreditado aun
Entrega del dia no
Acreditada aun 6, 000.00 11, 000.00

Saldo igual al mayo y registro 49, 000.00


El análisis de las cuentas bancarias con saldo negativo o en contra, implica el examen previo del contrato de avance sucrito con el Banco, o la forma de garantía otorgada por la empresa al Banco, ya que puede darse el caso que las garantías sean onerosas i poco convenientes, aparte , también puede ocurrir que no se justifique haber recurrido a dicho contrato de avance en cuenta corriente. Pero aun considerando su procedencia sus condiciones favorables, justificados los motivos es muy necesario analizar los movimientos realizados, especialmente los de lo últimos días del ejercicio que se audita ya que una cuenta bancaria se saldo en contra se presta con mayor facilidad a toda irregularidad.


El auditor deberá recomendar a la empresa en un informe la necesidad que la Gerencia o el Director de turno en las sociedades Anónimas, solicite con alguna frecuencia que el banco remita los extractos de cuenta en la misma fecha, uno por la Sección de Cuentas Corrientes y otro por la sección control de Cuentas Corrientes y dirigidos uno de ellos a la Gerencia y otro al servicio de Auditoria para su cotejo posterior.

Cuando el saldo en contra proviene de utilizar el dinero del Banco con la garantía de letras y facturas en cobranza, es conviene hacer un análisis respecto a la forma como se cumple la efectividad del pago de dicha cobranza por parte de los clientes deudores, a fin de poder determinar si se justifica el porcentaje que el banco concede como avance sobre el monto de la cartera d cobranza, o si en realidad no responde, y su liquidez es dudosa por el otorgamiento de los créditos o por otras circunstancia a veces de carácter doloso por parte de la empresa abusando de la confianza que el banco dispensa a la empresa..

FUENTES: CONTABILIDAD AVANZADA.-PROFESOR :PRIMO CESAR CANALETTI A..-IBESA IBEROAMERICANA DE EDITORES S.A.

ELEMENTOS DE CONTABILIDAD GENERAL- TOMO II--AUTOR.
EUGENIO SALVADOR CLAUDIO.



















































2 comentarios:

Anónimo dijo...

tan necesaria la contabilidad y muchos no se interesan por ella, este blog esta muy bueno...

Anónimo dijo...

HASTA QU NO SE ME OFRECE NO ME INTERESABA, PERO ENTENDI COMO TENGO QUE REVISAR A MI CAJERO,ME PARECE TAMBIEN QUE ES CUESTION DE PRACTICA, CONSIDERO QUE TODOS LOS COMERCIANTES DEBERIAMOS TENER UN CURSO DE CONTABILIDAD,POR LO MENOS PARA QUE NO TENGAMOS PROBLEMAS DE FRAUDES..NIZAAQUA