jueves, 21 de agosto de 2008

FONDOS DE CAJA CHICA

A PEDIDO DE NUESTROS VICITANTES DE ESTE BLOG ESTOY DENUEVAMENTE PUBLICANDO EL TEMA DEL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA , QUE ES MUY UTIL EN TRABAJO CONTABLE, Y ES MUY NECESARIO PARA LAS EMPRESAS PARA`PODER CONTROLAR LOS FONDOS FIJOS, Y HA CONTINUACION LES DEJO DICHO TEMA.







FONDOS DE CAJA CHICA

PUNTOS IMPORTANTES PARA UN ADECUADO CONTROL

Introducción
El desenvolvimiento normal del gran universo empresarial, implica el desarrollo de distintas operaciones, las cuales permiten contemplar situaciones en las cuales la empresa requiere de un buen proceso de control financiero y de un sistema contable los mismos que constituirán una base de un a administración financiera efectiva y oportuna.

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.


EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIFOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

}HABLANDO ALGO MAS DEL LIBRO DE CAJA CHICA

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo.

En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de
Fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto
de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion

ASPECTO TECNICO

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

. Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar
Siempre sujetándose a la Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como:

. Movilidad Local
. Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra Republica.
. Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados. Las
Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.
¿Porque razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las (Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el limite de la Ley de Bancarizacion ,que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dólares americanos. Y siempre considerando la Ley de Bancarizacion con el mínimo para emitir los Cheques No negociables.

¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de compras a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos soles. Y también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque ellos venden directamente al consumidor y es difícil estar visitando al Banco para depositar el efectivo adquirido en el día., producto de las ventas al consumidor directo.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat
Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.

Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.
1.- Columna para la fecha de operación.
2.- Columna para el detalle o explicación
3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.- Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna para las salidas o pagos realizados.
6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.
7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,
si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputación contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustención de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica.




Según el análisis y valuación de caja y bancos

Lo esencial de la existencia de caja estriba en su disponibilidad inmediata como poder adquisitivo; el efectivo en caja es un activo aceptado generalmente en pago por compra de bienes y servicios o para la cancelación de obligaciones.

El Control De Entradas y Salidas De Fondos

Las Funciones del Tesorero o Cajero General.

Los aspectos generales del control de la caja chica y en cierto modo el procedimiento de detalle requerido, se centraliza en la oficina del tesorero o cajero. Por caja, en todas las empresas, grandes o pequeñas, y en las de gran categoría asume una importancia considerable. El tesorero es fundamentalmente el guardián de lo fondos en caja, o que van a convertirse pronto en efectivo, y ejerce mayor o menor vigilancia sobre los procedimientos de recepción y de pago. Además a causa de estas funciones esenciales, el tesorero ejerce gran influencia en la política financiera general de la organización.

SEGÚN EL CONTROL DE CAJA

Debido a que la caja es el activo que se presta de manea especial a que se aplique mal o a que se cometan errores en su manejo y su registro, es muy importante para la dirección de un negocio, prevenir con procedimientos y registros que tengan por objeto proteger la integridad de las entradas y las salidas
El propósito fundamental del control detallado de caja es prevenir o reducir lo errores y las perdidas. Un buen sistema de control debe reducir efectivamente la posibilidad de que se cometan errores y de que de haga mal uso de los fondos, y de facilitar el descubrimiento de esos errores y perdidas tan pronto como ocurran, así como la causa o la explicación de caso.

Según importancia de los depósitos y pagos por medio de cheques

El control interno de caja, recomiendo que los fondos recaudados diariamente se depositen a una institución financiera (bancos), para facilitar la auditoria y la verificación diaria; y que todos los pagos deben hacerse por medio de cheques , a excepción de las partidas pequeñas que se tratan por el sistema de fondo fijo.

Los pagos por medio de cheques facilitan un buen control de caja, especialmente por que los cheques cancelados (pagados y devueltos por el banco), son un registro permanente y un medio de verificación y autorizados. No es fácil haber desembolsos no autorizados por medio de cheques, y es casi seguro que se descubrirán inmediatamente.

En esta oportunidad nos estamos refiriendo a los pagos en efectivo que son inevitablemente necesarios. Es por dicha razón, que todas las empresas habilitan los fondos de “caja chica” destinadas a cubrir los desembolsos de aquellos gastos menores, tales como gastos de movilidad otorgados a los trabajadores que se requieren para que puedan realizar sus labores diarias (es decir aquellos otorgados como condición de trabajo), o para ka adquisición de artículos de de oficina, artículos de limpieza u otros gastos de menos cuantía que deban ser de rápida cancelación y que por sus características no puedan ser cancelados con cheque.
Específicamente, los controles financieros nos garantizan que:

· Los Fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada.
· Los ingresos y egresos(salidas de dinero) se maneja únicamente de acuerdo con los procedimientos autorizados.
· Las operaciones se registran correctamente.
· El acceso a los activos del administrador responsable.

Por lo antes expuesto, en esta oportunidad abordaremos el tema desarrollando los aspectos mas importantes relacionados con el uso de los fondos de caja chica, los controles adecuados que se deben establecer con el fin de de enviarles el mal uso de dichos fondos, así como las posibles contingencias tributarias derivadas del manejo de los desembolsos que se realicen en efectivo sin observar los requisitos por las normas tributarias.

II. ASPECTOS GENERALES

1.- Definición

El fondo de caja chica esta constituida por un importe fijo de dinero en efectivo restituible, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos, dicho fondo sirve para cancelar obligaciones de valor reducido y por lo cual no es común ni frecuente que se paguen mediante la emisión de cheques.


2.- Objetivo del fondo de caja chica

El objetivo de contar con un fondo de caja chica es la de mantener las disponibilidad Financiera que permita cubrir los gastos menores derivados de funcionamiento interno, urgentes y rápida cancelación.

3.- Sistema de control

El sistema de control interno resulta importante para una empresa a fin de resguardar los fondos asignados a caja chica.
En este caso correspondería efectuar o realizar un control financiero para:

· Evitar perdidas por concepto de fraude o robos.
· Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pago y saldos del efectivo.
· Mantener el saldo suficiente para hacer pagos necesarios y afrontar emergencias.
· Evitar cifras grandes de dinero ocioso.

Los elementos mas importantes del sistema de control son los siguientes:

3.1. Plan de organización

Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones, especificando de corresponder la facultad de tomar decisiones. En tal sentido, dentro de este elemento de control debe evidenciarse, entre otros, principalmente lo siguientes:

· Existencias de políticas y procedimientos
· Personal capacitado
· Ejecución adecuada de los procedimientos
3.2. Fases

Las fases vinculadas con el fondo de chicas son las siguientes:

· Autorización, dicha responsabilidad debe estar a cargo de la gerencia del área o general
· Aprobación
· Ejecución
· Registro
·
3.3 Objetivos del sistema de control

Algunos de los objetivos que se desean alcanzar con el establecimiento del sistema de control son:
a. Asignación de un fondo fijo adecuado.
b. Que exista un sistema adecuado de autorización de egresos
c. Evitar situaciones que puedan presentarse para encubrir fondos como por ejemplo

c1. Cancelar gastos no reales.

* Contabilizar y pagar facturas falsas
* Contabilizar y pagar duplicados de documentos

C2. Adulterar documentos corregueindo cifras
C3. Adulterar la suma de los reembolsos de fondos fijos.
C4. Utilizar los fondos asignados para cubrir gastos personales del encargado de administrar el fondo o de otros trabajadores.

4.- Sujetos responsables de manejo

A efectos de poder asegurar el buen manejo de los fondos se deben designar a las personas responsables de dicha actividad.

4.1 Funcionario de mayor jerarquía

Encargado de nombrar al responsable del manejo del fondo de caja chica y de autorizar la apertura o ampliación de los fondos asignados.

4.2 Administrador del fondo de caja chica

Es el funcionario o empleado responsable de la custodia del efectivo, administrativo y uso conforme a las disposiciones que se establezcan.

4.2.1. Establecer el perfil conteniendo los requisitos que debe reunir el responsable
del manejo de los fondos de caja chica

· Tiempo mínimo de permanencia cumplido en la empresa (por ejemplo 90 días)
· Haber recibido la instrucción por parte del funcionario de mayor jerarquía para el manejo de los fondos.
· Debe ser una persona sin ningún vinculo a los encargados del giro de cheques, cajero y personal que maneje registro contables o realice funciones contables

4.2.2 Consideraciones para un adecuado manejo

El administrador del fondo debe tener en cuenta lo siguiente:

· Conservar el efectivo bajo llave en una caja de seguridad (caja fuerte)
· Establecer un monto máximo aproximadamente teniendo como referencia al total de gastos menores que se realizan en el mes.
· Utilizar recibos de caja con numeración correlativa impresa os que deberán ser emitidos cada vez que se autorice retiro de dinero del fondo. A continuación mostramos el siguiente modelo propuesto:

T&G Contadores Asociados S.A.C.

RECIBO DE CAJA CHICA
N°_____________

Fecha: Día_______/ Mes ______/Año__________

Recibí la cantidad de ____________________________________________________
______________________________ Nuevos Soles


Por concepto de__________________________________



____________ ____________________
V° B° Recibí conforme

5. Apertura del fondo

El importe del fondo será determinado en función a las reales necesidades de cada institución, para ello es la importancia la existencia de un documento que autoriza la apertura del fondo fijo firmado por el funcionario.

5.1Contenido del documento de autorización

· Nombre del trabajador encargado del manejo del fondo, cuyo nombre se giraran los cheques de apertura y reposición de los fondos.
· Monto de fondo fijo
· Monto máximo de cada pago en efectivo.
· Relación de desembolsos autorizados y no autorizados a realizarse con caja chica

5.2 Establecer los montos máximos de pago

Se debe establecer el monto máximo que se retirara del fondo por cada pago, en función aun porcentaje del monto asignado como caja chica


Ejemplo: El valor máximo por cada pago no podrá exceder de importe asignado para caja chica , incluido impuesto I.G.V

Monto Asignado : S/. 3,500.00
Monto máximo por cada
Pago : S/. 1,000.00

6. Utilización de los fondos de caja chica

Si bien es cierto cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control interno del efectivo, también no es menos cierto que a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, como lo son la adquicision en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que regularmente no se cancelan con cheque, . Según Ley de la Bancarizacion dice que desde un Nuevo Sol hasta S/. 3,500.00 para el año 2008, no será necesario emitir cheque no negociable. Entonces deberíamos considerarlo este importe como fondo fijo. Y debería cancelar facturas y otros documentos hasta este importe por medio de caja chica. y/o fondo fijo.. Les dejo una relación de Servicios y gastos que mayor mente no se cancelan con cheques tales como:
- Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridad.
- Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía.
- Adquisición de útiles de aseo y limpieza.
-Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de energía eléctrica, agua, teléfono, entre otros.
-Envió de correspondencia, pago de fletes.
- Gastos judiciales de diversa índole.
- Parqueo (incluye estacionamientos)
- Fotocopias
- Movilidad dentro del ámbito local para:
· Tramites documentos oficiales
· Operaciones diversas, tales pagos de impuestos.
· Cobranza a clientes
· - Gastos de peaje
- Gastos menudos sustentados con boletas de ventas y ticket.
-Gatos de refrigerios, cafetería y servicios de catering requeridos en las reuniones de trabajo o con clientes (debe establecerse un porcentaje máximo de desembolso.
-
7. Prohibiciones en la llevanza de la caja chica

Del mismo modo que existen conceptos autorizados a cubrir desembolsos mediante los fondos de caja chica, también existen desembolsos que no pueden realizarse utilizando dicho fondo, tales como:

Ø Pago de servicios personales
Ø Gastos particulares de los funcionarios o empleados
Ø Cambio de cheques personales o de tercero
Ø Abrir cuentas corrientes o ahorros
Ø Realizar pagos diferentes a la función del fondo de caja chica.
Ø Prestamos al personal, accionistas o terceros.
Ø Pago de tributo
Ø
8. Reposición de los fondos de caja chica

Al final de cada mes deben sumarse todos lo recibos de caja, de modo que el total de estos (recibos) mas la cantidad de efectivo en caja debe ser igual al monto máximo asignado como fondo de caja chica.
Por ejemplo, si el tope máximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes es de S/. 3, 500.00 (nuevos soles) y la suma de los recibos de caja del mes es de S/. 1,600.00 entonces se debería tener S/. 1,400.00 en caja. El total de gastos, en este caso S/.1,600.00 debe ser reembolso a la caja chica por medio de un cheque girado en forma oportuna a nombre del responsable del manejo de los fondos, e incluirse en el saldo inicial de caja para el siguiente mes. Y así sucesivamente se seguirá.

8.1 Normas a considerar

v En la repocision o liquidación del fondo no se podrá utilizar documento con tachones borrones enmendaduras o deterioros.
v No se deberá autorizar la repocision ni liquidación de fondos sin contar con los documentos de respaldo originales.
v Se debe fijar un monto mínimo en caja a partir del cual se debe pedir su reposición para evitar el trámite de reintegro de fondos.

9. Establecimiento de controles adecuados

Los fondos en efectivos administrados mediante la caja chica deben manejarse de manera precisa para ellos es necesario establecer lineamientos básicos que se deben observar y que nos asegure que se esta cumpliendo con el control adecuado de los fondos.
§ No se deberán incluir facturas u otros documentos que por su naturaleza, no califiquen como concepto a ser cancelados mediante el uso del fondo de caja chica.
§ Los gastos efectuados por fondo de caja chica se reunirán en un formato en orden numérico y secuencial “formato de planilla para liquidación del fondo de caja chica” y debe confeccionarse en original y copia.
§ Cada egreso realizado con este fondo debe ser debidamente sustentado con documento idóneo que acredite su fehaciencia, así cuando corresponda se acreditara mediante los comprobantes de pago que reúnan os requisitos establecidos en el reglamento de comprobante de pago
§ El encargado para efectuar los pagos con fondos de caja chica, debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados.
§ La rendición documentada del fondo de caja chica debe ejecutarse con la sustentación de los comprobantes de pago o documento sustenta torios y fehacientes que en ella se adjuntan.
§ El original de la planilla de liquidación de caja chica y los documentos sustenta torios de los gastos deben ser entregados al departamento de contabilidad para su registro contable (estableciendo el plazo máximo y niveles de responsabilidad)
§ El departamento de contabilidad debe verificar la suma total gastada según planilla de liquidación vs. Los recibos de caja y documentos sustenta torios observando que reúnan los requisitos exigidos y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado.
§ Para asegurar el uso adecuado de fondo, se debe designar al funcionario encargado de realizar los arqueos en forma periódica y sorpresiva de los fondos de caja chica. Cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito a la gerencia de administración y/o finanzas para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

T& G CONTADORES ASOCIADOS SAC

El REGISTRO DE CAJA CHICA

PERIODO : …………………………………………………………..
MONTO ASIGNADO :……………………………………………………..


Fecha de


Operación
Nº De Comprobante
y/o Cheque


DETALLE


Nº De O/
Registro Caja


Sub. Cuenta
Plan Contable


Ingresos



Egresos


Área y/o Firma de la Persona Autorizada

III. ASPECTOS TRIBUTARIOS DE LO GASTOS CUBIERTOS CON LOS FONDOS DE CAJA CHICA

No obstante los desembolsos realizados con los fondos de caja chica constituyen gastos menores, estos también deben cumplir con requerimientos tributarios. Aun más, considerando que en algunos casos a nivel acumulado pueden significar montos importantes.
Continuación referimos algunas consideraciones importantes que deben reunir los gastos que sean aceptables tributariamente.

1.- PRINCIPIO DE CASUALIDAD

No todo gasto resulta deducible para determinar la renta neta de tercera categoría, sino que resulta fundamental cumplir el principio de casualidad como un criterio directriz. Sin embargo, además del Principio de Casualidad, se requiere que se cumplan con ciertos elementos concurrentes para que los gastos sean deducibles, tal como se grafica.

Elementos concurrentes para calificar desembolsos como gastos deducibles


Que sea necesario para producir y/o mantener la fuente generadora de renta
Que no se encuentra expresamente prohibido por Ley (articulo 44° TUO LIR).
Que se encuentre debidamente acreditado documentalmente con comprobantes de pago y documentación adicional fehaciente.
Que el gasto cumpla con el criterio de normalidad razonabilidad y proporcional

** Todo gasto deberá estar sustentado con el respectivo comprobante de pago en tanto resulte obligatorio su emisión de acuerdo a las normas del reglamento de comprobantes de pago y en la oportunidad que corresponda. Adicionalmente deberán contar con la debida “prueba documentaria”, como por ejemplo un documento contractual, que operación es real o fehaciente.

2.- Devengo del gasto


Conforme con lo dispuesto por el artículo 57° del TUO de la ley del Impuestos a la Renta, a efectos de determinar la renta neta de tercera categoría se aplica como regla general el criterio del devengo sobre los gastos, tal como se grafica a continuación

IMPUTACION DE LOS GASTOS

REGLA GENERAL(tributaria): Las normas establecidas en el articulo 57° serán aplicables para la imputación del gas

Rentas de Tercera
Categoría
Criterio Aplicable
Devengo
DEVENGADO (contable): Postulado básicos o fundamental que permiten preparar la información contable en el que señala que los efectos de la transacción y demás sucesos se reconocen cuando ocurren ( y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo)

Reconocer (registrar)
Las transacciones cuando ocurren
Información en los estados financieros de los periodos con los que se relacionan.

¿Qué implica?

3.- Gastos de movilidad


3.1 Aspectos generales

Uno de los gastos que incurren frecuentemente la empresa esta referido al gasto de movilidad que se otorgan a lo trabajadores y que resultan necesarios para el desempeño de sus funciones, tales como: para los tramites de mensajera, gestiones de cobranza y el pago de cuentas, los cuales si bien es cierto están relacionados con su actividad y resultan necesarios para la generación de renta gravada, sin embargo, en muchas ocasiones no pueden ser sustentados con comprobantes de pago, debido a la informalidad en el sector transporte.
No obstante en virtud del inciso a1) del articulo 37° del TUO de la ley del impuesto a la Renta se establecido la modalidad de sustentar dichos gastos, tal como se aprecia en el esquema siguiente.

Sustento de los
Gasto de Movilidad

Movilidad
Comprobante de pago
Gasto deducible en su integridad
El gasto es deducible siempre que no exceda el límite del 4% de la RMV por cada trabajador por día
Sin comprobante de pago con la planilla de gastos de movilidad

3.2 Formas y requisitos

Los requisitos mínimos que deberá observarse respecto a las planilla de gastos de movilidad, se encuentren en el numeral 4 literal v) del articulo 21° del reglamento de la LIR, la misma que podrá ser llevada mediante cualquiera de las siguientes formas, tal como se muestran en el esquema siguiente:
Por cada trabajador (por periodo)


Se reflejan los gastos en forma individualizada y podrá contener los gastos de uno o más días


Podrá ser llevada
Planilla de gastos de movilidad
Planilla de gastos de movilidad de varios trabajadores (por día)
Podrá agrupar los desembolsos por concepto de gastos de movilidad incurridos por varios trabajadores, únicamente en un día.
De no hacerlo, la planilla queda inhabilitada para sustentar gasto

4. BANCARIZACION

4.1 Aspectos generales


Otro aspecto importante que se debe tener en cuenta es respecto a los montos de los gastos que podrán a no ser cancelados con dinero en efectivos.
Para tal afecto, es importante que el responsable de la administración del fondo conozca lo pertinente al uso de medios de pago (bancarizacion), y que en consecuencia cuando resulte obligatorio su uso no puedan ser cancelados con los fondos de caja chica.

4.2 Montos a partir de los cuales se deben bancarizar

Para el ejercicio 2008, existe la obligación de usar medios de pago a efectos de cumplir con las obligaciones mediante el pago de sumas de dinero, cuando estas sean a partir de S/. 3,500.00 o US$ 1,000.00.
Es importante recalcar que se debe apreciar el importe de la obligación total, independientemente que se cancelen por partes. Así, por ejemplo, si la obligación es por S/. 5,000.00 y esta pendiente de cancelar S/. 500.00, dicha suma no se pueda pagar con fondos de caja chica, dado que el tota debe banca rizarse.

4.3 Excepción a los montos

Una de las prohibiciones respecto al uso de los fondos de caja chica es el destinarlo a otorgar préstamo. Ello, por cuando de acuerdo a lo establecido en el articulo 3° del TUO de la Ley Nº 28194, cuando se trate de mutuos dinerarios (prestamos de dinero), siempre se deberá banca rizar, tanto por la entrega o la devolución, cualquiera sea el monto involucrado. En consecuencia, se debe tener en claro que bajo ninguna circunstancia se deberán utilizar los fondos de caja chica para otorgar préstamo o para la devolución de los mismos.

4.4 Consecuencia de no bancarizar

4.4.1 Reparo del gasto. Impuesto a la Renta

El inciso d) del articulo 25° del reglamento de la LIR dispone que no serán deducibles como costos ni como gastos aquello pagos que se efectúen sin utilizar medios de pago, cuando exista la obligación de hacerlo.

4.4.2 Desconocimiento del crédito fiscal. Impuesto General a las Ventas

En cuanto al crédito fiscal, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el inciso b) del
Articulo 8° del TUO de la Ley de Bancarizacion, el que expresamente señala que
en el caso de créditos fiscales o saldos a favor atizados en la oportunidad prevista en las normas sobre el IGV verificación del medio de pago utilizando se deberá realizar cuando se efectué el pago correspondiente a la operación que genero el derecho.

Finalmente las implicancias tributarias son las siguientes:

· Cuando se haya utilizado indebidamente gastos, costos o créditos o dichos conceptos se tornen indebidos, se deberá efectuar una declaración rectificatoria y realizar el pago correspondiente.
· Adicionalmente, se aplicara las sanciones e intereses moratorios respectivos de acuerdo con lo dispuesto en el código Tributario.

5.- Boletas de ventas y tickets

Respecto a los gastos sustentados con boletas de ventas y tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras – emitidos a consumidores finales – se deberá considerar que no permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal ni podían sustentar gastos o costo para efecto tributario, salvo que la ley lo permita. Al respecto, para determinar la deducible de los gastos de sustentados con boletas de ventas y tickets, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Cumplir principio de causalidad
b) Discriminar por emisor

· Sujetos acogidos al NUEVO RUS.
· Sujetos acogidos al Régimen General o RER (Gastos reparable en su totalidad)

c) Si se trata de gastos sustentados con boletas de ventas emitidas por sujetos del
Nuevo RUS, estos no deben exceder del limite máximo establecido en el penúltimo
párrafo del articulo 37° del TUO de la LIR.

LIMITES
Tipo de
Sujeto
Importe de comprobante de pago que otorgan derecho a deducir costos y/o gastos
Tope máximo

Acogidos a
Régimen General
6%
200 UIT EN EL EJERCIOS 2008

Acogidos a la Ley
De Promoción Agraria
10%
( S/.700,000.00)

EL FONDO FIJO RENOVABLE (CAJA CHICA) SU CONTABILIZACION

En la mayor parte de las empresas es inevitable que se hagan pago en moneda o billete, por menor cuantía o de urgencia, siendo imposible o antieconómico girar cheque por tales importes.

Por lo expuesto, el control interno recomienda apertura fondos fijos para llenar esas necesidades, fondos que quedaran al cuidado de un cajero menor u otro personal ajeno al manejo de caja general. El fondo se establecerá, al principio, por una suma determinada, según las nesecidades o velocidad en que se realizan los gastos menudos o de urgencias., los cuales pueden fluctuar entre el monto , apartir de lo que señala la Ley de Bancarizacion es el máximo del importe a girarse cheques según Ley. Que quiere decir que podría tomarse como mínimo desde un Un Nuevo Sol hasta el importe de lo estipulado por Ley , que apartir de ese importe se gire cheque no negociable..Y no se pone valores porque la Ley lo va determinando cada año como se avisto en estos dos años que estamos pasando.

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES

1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.

En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilidad del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES

2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría de la empresa.

2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.

2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.

2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.

2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.

2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto erogado.

3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

1.4El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.


EXISTEN VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTABILIZAR LA CAJA CHICA, SIENDO LAS PRINCIPALES LO SIGUIENTES

· Giro del cheque para apertura de fondo fijo; luego girar el nuevo cheque para reponer lo luego gastado con cargo a las cuentas que originaron el gasto; luego girar el nuevo cheque para reponer el fondo gastado y así sucesivamente.
· Giro del cheque para apertura el fondo fijo; luego girar el nuevo cheque para reponer lo gastado, con cargo a las cuentas que originaron el consumo; y así sucesivamente.
· Giro del cheque para apertura el fondo fijo; luego regularizar la cta 10.2 por libro diario, con cargo a las cuentas que originaron el gasto; luego girar el nuevo cheque por caja para reponer el fondo gastado.

** Mas adelante se mostrara el procedimiento contable de estos tres procedimientos de caja chica y/o fondo fijo




CPC. E.-CPC. EUGENIO SALVADOR CLAUDIOCPC.


Ecom. Demetrio Giraldo Jara