sábado, 1 de marzo de 2008

Los Medios de Control de una Empresa





Los medios de control de una empresa

Según Agustín Reyes Ponce, en su libro de Administración de Empresas, clasifica a los Medios de Control de las siguientes maneras:

a.-Controles de Ventas:

-Por volumen total de las mismas ventas -Por tipo de artículos vendidos
-Por volúmenes de ventas estaciónales
-Por el precio de los artículos vendidos
-Por clientes (al menos, los principales)
-Por territorios
-Por vendedores

B.-Principales Controles de Producción:

-Control de Inventario (de materia primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, etc.)

-De operaciones productivas (Fijación de rutas, programas y abastecimientos)

-De calidad (Fijación de estándares, empíricos o estadísticos, inspecciones, control de rechazo, etc.)

-De tiempo y métodos de operaciones (Con base en estudios de tiempo y movimiento, o aun en simples promedios de años anteriores)

-De desperdicios (Fijación de sus mínimos tolerables y deseables )

-De mantenimiento y conservación (tiempo de maquinas paradas, costos, etc.)

c.- Controles Contables y Financieros:

-Los estados Financieros
-Sistemas de Contabilidad de costos
-Auditoria Interna y Externa
-Control de depreciaciones y adiciones
-Control de efectivo en caja
-Control de recuperación de inversiones
-Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa.
-Control de acciones, obligaciones y valores en general.



Procedimiento Aplicable para la Evaluación del Control Interno

Según las Normas de Auditorias generalmente aceptadas (NAGAS) relativa a la ejecución del trabajo dice:

“Deberá efectuarse un estudio apropiado y una evaluación del sistema de control interno existente, como base para confiar en el y para determinar la expansión necesaria de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimiento de auditoria”

El comité de Procedimiento de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos en su Declaración sobre Normas de Auditoria Nº 1 (S.A. S. Nº 1) se ha pronunciado en la forma siguiente:

“El objeto del estudio y de la evaluación del control interno por parte del auditor , es establecer la base para confiar en el sistema con el fin de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria que deban aplicarse en el examen de los estados financieros”

Por otra parte, en la misma sección, se expresa:

“El estudio y la evaluación, hechos con este objeto, frecuentemente proveen una base para segur encías constructivas a los clientes, referentes a mejoras en el control interno.

De lo antes trascrito, se desprende que al estudiar y evaluar el control interno, debemos considerar que es responsabilidad profesional satisfacer los siguientes propósitos:

a) Decidir sobre la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoria, después de haberse formado una opinión sobre la confianza que puede depositarse en los registros contables.


b) Comunicar al cliente las debilidades encontradas en el control interno y formular las recomendaciones a la gerencia, como posibles medidas de corrección.


1.- Estudios del Sistema

El estudio que debe hacerse como base para la evaluación del control interno, incluye tres fases:

1.-La toma de conocimiento y comprensión por el auditor del procedimiento y métodos prescritos.

2.-Los registros en papeles de trabajo del sistema prescrito




3.-La obtención de un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y métodos:

a) Fueron bien comprendidos en la primera fase del estudio; y


b) Están en uso y funciona tal como han sido planteados.

Estas tres fases, son mencionadas en el presente artículo como Revisión del Sistema, Registro del Sistema y Pruebas del Cumplimiento, respectivamente. Aunque estas fases se discuten por separado, están íntimamente relacionadas en cuanto a que ciertas partes de cada una, pueden ser realizadas al mismo tiempo y pueden contribuir a la evaluación que haga el auditor del procedimiento prescrito y del cumplimiento de los mismos.

Revisión del Sistema

La revisión del sistema, es principalmente, el proceso de obtener información acerca de la organización y de los procedimientos prescritos, siendo su finalidad servir de base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema.

La información que se requiere para este objeto generalmente se obtiene mediante discusiones con el personal apropiado del cliente por medio de documentación del tipo de manuales de procedimiento, de descripciones de puestos, flujo gramas y memorandum de instrucciones.

Para fines de su revisión, el auditor efectúa su estudio distinguiéndose las disveras áreas del control interno. Se entiende por área de control interno a un tipo determinado de transacciones y los activos correlativos que acumulan tales transacciones.

A afecto de aclarar la compresión de la información obtenidas de tales fuentes, pueden precederse a rastrear unos cuantos de los diferentes tipos de transacciones a través de los respectivos documentos y libros llevados por el cliente. Esta practica puede ser util para el fin indicado y puede considerarse como parte de las pruebas de cumplimiento, tal como se discute mas adelante.


Registro del Sistema

El Registro de Sistema, comprende dos fases:

1.-La compresión y el registro de las actividades del cliente. Es decir, la comprensión y descripción del negocio del cliente, tomando en cuenta:

-El proceso industrial expresado sintéticamente.

- En los pequeños negocios de organización muy simples y de escaso personal, el registro de control interno por el auditor puede limitarse a un memorandum descriptivo de los ciclos que componen un procedimiento administrativo (compras, ventas, activos fijo, etc.)

-en aquellos negocios con un mayor grado de desarrollo en el que los procesos administrativos revisten una mayor complejidad, el diseño de flujo gramas, es una técnica de registro aconsejables a la que el auditor debe recurrir en cada caso, según su criterio

Al registrar las actividades del cliente y su control interno, es muy importante que el auditor indique si la organización interna existente ha sido expresamente aprobada por el directorio o los propietarios o si las indicaciones de control interno provienen de directivas escritas y aprobadas por la gerencia, bien sea en forma de manuales o instrucciones, o si por el uso y la costumbre.

Es aconsejable que en las primeras auditorias, debiera efectuarse la revisión y el registro completo del control interno.

En auditorias subsecuentes, solo se requieren revisiones detalladas hechas en forma relativa , basadas en debilidades observadas en nuestras revisiones anteriores y recomendaciones enviadas al cliente.

Las revisiones rotativas deben ser revisadas y aprobadas por un socio, antes de iniciar el trabajo.

Los papeles de trabajo que contengan la revisión y el registro de las actividades y del control interno deben archivarse juntamente con el cuestionario de control interno en el “FILE” permanente.


Pruebas de Cumplimiento

Cuando el auditor ha culminado su revisión sobre el control interno del cliente y lo ha comprendido y registrado apropiadamente en sus papeles de trabajo, aun le resta obtener una seguridad razonable, de que:

a) El sistema ha sido correctamente comprendido por el; y
b) Los procedimientos de control contables, esta siendo aplicados por el cliente en la forma en que están prescritos.

Las pruebas de cumplimiento tienen por objeto proporcionar al auditor dicha seguridad. del auditor .. La atención del auditor estará dirigida a aprobar aquellos controles que pudieran servir de base para restringir los procedimientos de auditoria.

La naturaleza de los procedimientos de control interno y de las evidencias disponibles determina la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas de cumplimiento.


Naturaleza de las Pruebas

Las pruebas de cumplimiento tienen que ver principalmente, con estas preguntas:

¿Se realizaron los procedimientos necesarios? ¿Como se realizaron? ¿Por quienes fueron realizados?

La naturaleza de la prueba depende del grado de evidencia de que se disponga, puesto que no todos los procedimientos de Control Contable deja rastro documental y que aquellos aspectos de Control Contables que existen una adecuada separación de funciones, solo pueden ser aprobadas mediante averiguaciones y entrevistas con el personal del cliente o por la observación de las rutinas de la oficina. Por ello, la prueba de cumplimiento puede ser practicada, en tres formas:

Inspecciones de los documentos que den fe de las transacciones, para obtener evidencias en forma de firma, iniciales, sellos etc.
Averiguaciones y entrevistas con el personal del cliente; y
Observaciones de las rutinas de oficina.

Oportunidad y Extensión de las Pruebas

Aquellos procedimientos de Control Contables que dejen rastro documental, deben ser aprobados en las transacciones ejecutadas a lo largo del periodo bajo examen.

En cambio, los procedimientos de Control Contable que depende principalmente de la separación de funciones y no dejan rastro documental, deben ser aprobadas mediante averiguaciones relacionadas con el periodo bajo examen, aunque la observación de rutina tenga que ser necesariamente dirigida a los periodos durante los cuales hemos estado presente en el local del cliente


II Evaluación del Control Interno


La evaluación que hace el auditor del Control Contable esta enfocada directamente a prevenir a detectar errores importes o irregularidades en los estados financieros. Al considerar cada área de acuerdo con este objetivo, la evaluación del control interno consiste, en aplicar los siguientes pasos:

a) Considerar los tipos de errores e irregularidades que pueden ocurrir
b) determinar los procedimientos de Control Contable que pueden prevenir o detectar tales errores e irregularidades
c) Establecer si todos los procedimientos necesario están prescritos y que se hayan seguido satisfactoriamente; y
d) Evaluar cuales quiera de las debilidades para determinar su efecto sobre:


1.- La naturaleza, oportunidad o el alcance en los proce4dimeitnos de auditoria que deben aplicarse
2).-Las sugerencias que deben hacerse al cliente

FUENTE:EL ASESOR ,REVISTA ENTRELINEAS,