domingo, 30 de diciembre de 2007

LOS ERRORES Y FRAUDES EN EL TRABAJO CONTABLE










LOS ERRORES Y FRAUDES EN EL TRABAJO CONTABLE

BASE LEGAL

- Código de comercio leyes: 6565, 6847, 10666.
- Norma internacional de contabilidad Nº 8
- Norma internacional de contabilidad Nº 11
- D. legal. Nº 774 impuesto a la renta modificado por la ley Nº 26415
- Decretos legislativos Nº s. 799, 810, 869, 881 y las leyes Nº s. 26731 y 26732
- Resolución Nº 018-97 SUNAT reglamento del comprobante de pago.
- Código tributario D. leg. Nº 816 modificado por la ley Nº 26663

CONCEPTO DE ERROR

El termino error se refiere a una distorsión no intencionada existente en la información financiera, en otras palabras se entiende por error contable a toda equivocación en la anotaciones realizadas.

Puede haber errores de concepto, de importes y de ambos casos a la vez.

Se entenderá por error de concepto si equivocamos algunas de las palabras o términos del mismo sin que ello repercuta en los cargos y abonos ni en el nombre de los cuentas; error de importes es el que altera el importe de algún cargo o abono o la cuenta donde deberían haberse efectuado, por haberse incluido algún cargo o abono en una cuenta que no le correspondía, y el error mixto es aquel que reúne ambas características.

La responsabilidad por detención de fraude y errores recae en la gerencia, responsable de la puesta en marcha permanente del funcionamiento de un sistema adecuado al control interno.

La norma internacional de contabilidad Nº 8 señala que los errores contables pueden ser:

1.- El resultado de equivocaciones matemáticas
2.- Equivocaciones al aplicar las políticas de contabilidad
3.- Mala interpretación de los hechos, fraude o descuido.

Los errores y omisiones contables pueden tener lugar en los siguientes casos:

1.- En el Libro de Inventarios y Balances en caso de errores de importes.
2.- En el Libro Diario por haber sido descubiertos antes de pasar el asiento a las cuentas de Libro Mayor.
3.- En ambos libros por haber pasado la equivocación del asiento a las cuentas correspondientes.
4.- En el libro mayor cuando el error se produce en el pase estando bien el Libro Diario
5.- En el Libro Caja
6.- En algún Libro Auxiliar o Voluntario.

El objeto del presente informe es el de brindar el marco teórico y practico de los errores que se presentan en la información financiera de la empresas que lleven sus registros contables en forma manual.

Las empresas que llevan la contabilidad en forma computarizada podrán manejar dichos errores con mayor facilidad debido a que primero se listan las consistencias para su verificación y luego ello se lista los libros.

El Código de Comercio nos indica en su art. 44º que la corrección de errores se efectuara inmediatamente después que se descubran, para no perjudicar la presentación de los estados financieros, en la forma que quede claro el porque del error cometido.

Mientras no se realice enmendaduras, raspaduras, ni tachaduras, ni se alteren el orden de los folios de los libros o se dejen en blanco, será legal cualquier forma de corrección que se haga a los mismos.

CORRECCION DE ERRORES

1.-ERRORES EN EL LIBRO DE INMVENTARIOS Y BALANCES

En el caso de errores de importes, se repite el rubro efectuado con el importe de la diferencia, haciendo constar en la glosa la referencia correspondiente.

Si la diferencia es de menos, el importe se representara de color rojo, entre paréntesis o precedido del signo (-)

En el supuesto de que el error se encontrara después de que el inventario estuviera cerrado, las correcciones se pueden insertar en el balance de inventario

2.-ERRORES EN EL LIBRO DIARIO

Los errores cometidos en este libro pueden ser:

a) ERROR DE OMISION

Las omisiones de asientos se subsanan insertado el asiento correspondiente, con su explicación, en la que se indicara la fecha que se realizo la operación.

Ejemplo: En el mes de Setiembre, la empresa SACESA S. A. contrato los servicios de una persona jurídico no domiciliado para el asesoramiento sobre la calidad total por el importe de $ 2500. 00 dólares americanos, los mismos que fueron cancelados en el mismo mes a un tipo de cambio de S/ 2675 omitiéndose hacer los asientos respectivos por los impuestos que afectan en dicha operaciones.
De acuerdo al D. leg. Nº821 inciso b)Art. 1º la prestación o utilización de servicios en el país esta considerada como operación gravada con I..G. V., por lo tanto afecta al 19%, operación que fue emitida en los registros contables.


ASIENTO CONTABLE DE ERROR DE OMISION

___________________SETIEMBRE ___________________


40 TRIBUTOS POR PAGAR 1203.75
401 GOBIERNO CENTRAL
4011.05 I.G.V e I.P.M o
No domiciliario
40 TRIBUTOS POR PAGAR 1203.75
401 GOBIERNO CENTRAL
4011.05 I.G.V e I.P.M
Por el registro del I.G.V que deberá
Pagar por el servicio utilizado en el país

$2500 @ 2.675= s/6678.5 x 19% = s/ 1203.75
___________x________________

De acuerdo al art. 56º inc. E) también se omitió de retener por concepto del impto. A la renta persona. Jurídica no domiciliada el 30% de dicha renta

______________SETIEMBRE___________
(A/N)

64 TRIBUTOS 2003.55
649 OTROS TRIBUTOS
40 TRIBUTOSA POR PAGAR 2003.55
401 GOBIERNO CENTRAL
4017. 04 IMP. RTA. RETENCION
Por el tributo no retenido asumido por
La empresa
_______________SETIEMBRE____________

(A/D)
94 GTOS. ADMINISTRATIVO 2003.55
949 TRIBUTOS
79 CARGAS IMP. A CTA. DE COSTOS 2003.55
Por el destino de las cargas a la cuenta de
Costos
______________X__________________

El contribuyente no podrá deducir de la renta bruta el impuesto a la renta que haya asumido por tercero de acuerdo a lo señalo en el art. 47º del D. LEG. Nº 774

Por lo tanto dicho gasto será reparado tributariamente.


b) ERROR DE REPITICION

Los asientos repetidos o duplicados se subsanan haciendo un contra asiento

Ejemplo: la empresa Falla y Socios S.A. a comprado mercaderías por el importe de
s/ 80000.00 sin I.G.V. a plazos .
Siguiendo las normas contables se proceden a efectuar el asiento, pero comete el error de duplicar el asiento de la compra, como se muestra continuación:

ASIENTO CONTABLE POR ERROR DE REPITICION

Los asientos repetidos o duplicados se subsanan haciendo un contra asiento

Ejemplo: la empresa falla y asociados S. A. comparado mercaderías por el importe de
S/ 80 000.00 sin I.G.V a plazos.

Siguiendo las normas contables se produce a efectuar el asiento, pero comete el error de duplicar el asiento de la compra, como se muestra a continuación:

ASIENTO CONTABLE POR ERROR DE REPITICION

________________Nº 24 (A/N) ___________

60 COMPRAS 80 000.00
601 mercaderías
40 TRIBUTOS POR PAGAR 14400.00
401 gobierno central
4011.01 I.G.V E IPM
42 PROVEEDORES 94400.00
421 facturas por pagar
Por la compra de mercadería según
Factura Nº 001-0597 de la empresa
Mar Del Plata S.A.

_______________Nº 25 (A/D)____________

20 MERCADERIAS 80000.00
201 almacén
61 VARIACION DE EXISTENCIAS 80000.00
611 mercaderías
Por el destino de las compras

CONTRA ASIENTO

_____________Nº 43_______________

42 PROVEEDORES 94400.00
421 facturas por pagar
40 TRIBUTOS POR PAGAR 14400.00
401 gobierno central
60 COMPRAS 80000.00
601 mercaderías
Por el contra asiento que anula
el asiento Nº 24 de folio Nº 37



____________Nº 44_______________

61 VARIACION DE EXISTENCIAS 80 000.00

611 mercaderías
20 MERCADERIAS 80 000.00
201 almacén
Por el contra asiento que anula el
asiento Nº 25 del folio Nº 37


C.- ERROR DE LAS CANTIDADES:

Las diferencias de importes por exceso que afectan a los rubros deudores y acreedores, se subsanan con un asiento considerando la diferencia demás.

EJEMPLO Nº 001


ASIENTO ERRADO POR EXCESO

Se registra e siguiente asiento en el Diario:

_______________ X___________________

12 CLIENTES 70000.00
121 facturas por cobrar
70 VENTAS 70000.00
701 mercaderías
Por las venta de mercaderías inafectas
según registro de ventas

Este siento esta equivocado, pues existe un exceso en realidad las ventas según las facturas de ventas han sido de S/ 65,000.00.
En este caso hacemos un contra asiento para disminuir el importe considerado demás en el siento anterior por el importe de S/ 5,000.00

CONTRA SIENTO

_______________X________________

70 VENTAS 5,000.00
701 mercaderías
12 CLIENTES 5,000.00
121 facturas por cobrar

Por el ajuste para disminuir el importe
Considerado demás en el asiento anterior



Ejemplo Nº 2

ASIENTO ERRADO POR DEFECTO

A continuación se presenta el siguiente asiento registrado en el libro diario:

33 INMUEBLES MAQ Y EQUIPOS 3806.28
336 equipos diversos
336.1 computadora
40 TRIBUTOS POR PAGAR 685.13
401 gobierno central
4011.01 IGV e IPM
46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSOS 4491.38
469 otros Cta. Por pagar diversas

Por la compra de una computadora según
FAC. Nº 003- 07777 de la empresa río de
la plata S.A por US$ 1450 @ 2.625 sin IGV

Este asiendo esta equivocado, pues se utilizo un tipo de cambio errado debiendo ser en realidad el tipo de cambio a S/ 2.675

ASIENTO DE SUBSANACION

_______________X_______________

33 INMUEBLES MAQ. Y EQUIPOS 3806.25
336 equipos diversos
336.1 computadora
40 TRIBUTOS POR PAGAR 685.13
401 gobierno central
4011.01 IGV e IPM
46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS 4491.38
469 otras Cta. por pagar diversos
Por el ajuste al haber considerado de menos error
En el tipo de cambio del asiento anterior


d) errores del diario trasladados al mayor
Deberán rectificarse primero en el libro diario y al pasar estas rectificaciones al libro mayor se solventaran también las anotaciones de este que tuviera mal

e) transporte de sumas
Los importes transportados de debitos y créditos al siguiente folio cuando aparecen en exceso, se subsanan insertado la diferencia con tinta roja en la columna correspondiente.

Cuando aparecen disminuidos, bastara con insertar la diferencia por defecto.

f) folios en blanco
Se inutilizan trazando en el centro dos líneas paralelas transversales, con indicación explicativa de por que; o también, trazando una línea oblicua, de, izquierda a derecha, a lo largo del folio.

g) Redacción equivocada
se cierra entre paréntesis los rubros equivocados y a continuación se insertan los verdaderos, precedidos del vocablo “digo”.

3. ERRORES DEL LIBRO MAYOR: FORMA CORREGIRLO

Los errores mas frecuentes que aparecen en las cuentas del mayor son:

a) Omisión de algún cargo o abono
b) Repetición de alguna partida
c) Invertir alguna partida: es decir, cargar alguna cuenta en vez de abonarla o viceversa.
d) Anotación del importe a una cuenta que no le corresponde.
e) Sumar mal las columnas de cantidades.

Si se trata de rectificar un error de omisión se hará el cargo o abono omitido en la fecha en que se advierta la omisión e indicándolo al margen del referido libro.

Los de repetición se subsanarán anulado el cargo o abono repetido por un contra-asiento substractivo y relacionando por notas marginales ambos asientos.

Si consisten en haber duplicado una cuenta, se anulan los cargos y abonos de una de ellas pasándolos por detalle o por saldo a la otra.

En los inversión se anulara con un contra-asiento el cargo o abono erróneo haciendo el verdadero o correcto.

Los errores de cantidad y suma se corrigen por asientos complementarios por diferencia si el error es de disminución y por un asiento substractivo por el exceso si es de aumento.

En general en este libro como en el Diario se realizaran siempre las correcciones escribiendo las necesarias aclaraciones (podrá se en la glosa del asiento) que expliquen el error cometido y dejen las anotaciones en su forma exacta.
En los libros auxiliares los errores se corrigen como en el Mayor.


4.- ERRORES EN EL LIBRO CAJA

a) Los rubros duplicados se subsanan haciendo el registro en el lado opuesto
b) Los rubros anotados indebidamente en uno de los lados del libro, se subsanan anulándose con una contra-asiento en el lado opuesto, y después, insertando el verdadero en el lado correspondiente; o también, haciendo la corrección en el mismo renglón, cerrando entre paréntesis el rubro errado y registrando la verdera cuenta a continuación, precedido de la palabra “digo”

5.- ERRORES EN OTROS LIBROS

Se corregirán sin tachar, ni borrar, anulando por el contrario-asiento y con adecuada explicación lo que esta mal y redactando títulos, concepto y cantidades como deba ser.

Ejemplo de eso ocurre en el caso de facturas no anotadas en el registrado de ventas habiéndose ya cerrado el libro (en caso de llevarse en forma manual) o legalizado (si es mecanizado en el registrado) en este caso cabe recordar lo señalado por el art. 14 de res. Nº 018-97/ SUNAT, reglamento de comprobantes de pago, que señala que respecto del registro será en forma cronológica por tipo de comprobante y correlativa por serie; situación esta que no se cumple haciendo a la empresa sancionable con la infracción consignada en el numral 1) del art. 175º del código tributario; “omitir llevar los libros o registros contables exigidos por la leyes y reglamentos, en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes con la multa de:

Desde el 29/ 06/ 95 120% UIT

Para corregir esta situación procederemos a la siguiente propuesta:

a) contabilidad manual
De no poder incluirla por estar ya cerrado los registros se deberá anotar en el mes siguiente, sin perjuicio del mayor pago por tributo omitido que pudiera haber en el mes al que corresponde la factura.

b) contabilidad computarizada
Legalizado los libros solo se presentara ante el notario la(s) hoja(s) consignando en esta la notificación existente y adjuntándole al registro legalizado y empastado.


6.-ERRORES MATEMATICOS

a) Suma o Sustracción.-Las diferencias que se hallen estarán representante por cifras precedidas o seguidas de uno o mas ceros como: 0.04, 0.6, 30, 500, etc.
b) Debitos considerados como créditos y viceversa.- la diferencia es igual al doble de la cantidad que ha sido indebidamente debitada o acreditada. Si dividimos dicha diferencia por dos, el resultado será igual al error cometido.


c) De transposición de cantidades
La cantidad representativa del error será 9 o múltiplo de 9 como se aprecia en los ejemplos siguientes:

428 en vez de 482, 408 en vez de 804.
Las diferencias de 54 y 396 respectivamente en los ejemplos anteriores, que
Deben localizarse, son múltiplos de 9, así 54 es igual 9x6, y 396 es igual a
9 X 44.
d) Situación del punto decimal
En este caso también el error será multiplicado de 9 ó de un número divisible por 9. Ejemplo: 32.20 en de 3.22, cuya diferencia de 28.98 es igual a 9 x 3.22

FUENTE FUENTE: CPC. JOSE FALLA CARDENAS

CPC. MARCIAL CORONEL DIAZ

http://www.entrelineas.com.pe/

1 comentario:

Fernando dijo...

Estimado contador:

Supongamos los siguientes errores de determinación de saldos en el libro Mayor (siendo correctos los asientos en el Diario y los demás pases de este al Mayor):

Error 1:
Cuenta: Gastos de administración
Fecha Concepto D H SD SA
01/10/09 A Caja 90 90
09/10/09 A Caja 10 10

¿Cómo podría corregirse dicho error? (Saldo deudor de $ 100 en lugar de $ 10).

Solución propuesta:
Cuenta: Gastos de administración
Fecha Concepto D H SD SA
01/10/09 A Caja 90 90
09/10/09 A Caja 10 10
09/10/09 Anulac. (10) (10)
09/10/09 A Caja 10 100


Error 2:
Cuenta: Caja
Fecha Concepto D H SD SA
01/04/09 A Ventas 80 80
09/04/09 Por Mercs. 20 20

Solución propuesta:
Cuenta: Caja
Fecha Concepto D H SD SA
01/04/09 A Ventas 80 80
09/04/09 Por Mercs. 20 20
09/04/09 Anulación (20) (20)
09/04/09 Por Mercs. 20 60


¿Qué opina de esas formas de corregir? ¿Propondría otras mejores?

Gracias de antemano y saludos cordiales,

Fernando